こんにちは、株式会社エヌ・エイ・シー・ケア システムインテグレーション事業部です。
今回はタスク管理についてご紹介いたします。
タスク管理とは、業務に必要な作業を細分化し、優先度を決めて効率的に仕事を進めることです。
タスク管理ができていないと、どのような弊害が発生すると思いますか？
・納期に追われる
目の前のタスクに集中しすぎて、優先度の高いタスクが放置され結果的に納期に追われるようになります。
・進捗の把握・報告ができない
タスクの全体像が見えていないため、自身の作業進捗が把握できずに正確な報告ができなくなります。
そのため、周りも「順調に進んでいるのか？」が分からずチーム全体の進捗にも影響します。
・ストレスが増える
やるべき事が実際よりも多くあるように錯覚し、常にストレスを抱えている状態となります。
これら以外にも、対応漏れ・抜け漏れが発生し他者からの信頼も損ないかねません。
それでは、どのようにタスク管理を行えばよいのか具体的な方法を説明します。
①タスクの洗い出し
抱えているタスクを全て書き出し、作業の全体像を把握します。
ポイント：内容が抽象的であると着手しにくいため、具体的に書き出します。
②優先順位付け
タスクの「重要度」と「期限」の２つの観点から優先順位をつけます。
ポイント：4つの優先項目に振り分けます。
Ａ）重要かつ緊急
Ｂ）重要ではないが緊急
Ｃ）重要だが緊急ではない
Ｄ）重要でも緊急でもない
③スケジュール化
優先順位に沿って期限日を設定します。
ポイント：予期せぬトラブルに備え、スケジュールは余裕を持たせます。
また、マルチタスクは生産性が低下するため、シングルタスクとなるよう心がけます。
④進捗管理
ポイント：チームでプロジェクトを進める場合は、タスクの進捗状況は常にオープンにします。
メンバーの状況を見える化することでフォロー体制も整います。
メモ帳や付箋などアナログなやり方を好まれる方もいると思いますが、 現在は多岐にわたるタスク管理ツールが存在します。
無料版も多くあるため、自分にあったものを見つけてみてはいかがでしょうか。
例）Notion、Asana、Trello…
最初からすべての機能を使おうとせず、まずはタスクの作成・期限設定・ステータス管理など、 基本的な機能に絞って使い始めることがコツです。
簡単にご紹介させていただきましたが、いかがでしたでしょうか。
タスク管理を意識すると、漠然と進めていた作業を効率的に進められるようになるため、生産性の向上にも繋がります。
タスク管理の基本を身につけて日々の業務を効率化しましょう。
